Kiedy przy ekspresie do kawy ustawia się kolejka, a na kuchennym blacie stoją przypadkowe butelki, problemem zwykle nie jest brak wody. To organizacja punktu wody w biurze wymaga uporządkowania. Dobrze zaplanowane miejsce z wodą ułatwia codzienną pracę, ogranicza bałagan i sprawia, że każdy wie, gdzie nalać sobie zimnej lub gorącej wody.

Nie potrzeba dużej kuchni ani rozbudowanego zaplecza. Liczy się kilka praktycznych decyzji: lokalizacja, rodzaj urządzenia, zapas wody oraz osoba lub firma odpowiedzialna za regularną obsługę. Poniżej podpowiadamy, jak przygotować punkt, który będzie wygodny dla zespołu i łatwy w utrzymaniu.

Zacznij od obserwacji biura

Zanim wybierzesz dystrybutor, przyjrzyj się rytmowi pracy. Inne potrzeby ma kilkuosobowe biuro, inne dział obsługi klienta, w którym przez cały dzień przebywa kilkadziesiąt osób. Warto też uwzględnić gości, pracowników hybrydowych pojawiających się tylko w wybrane dni oraz sezonowe wzrosty liczby osób w biurze.

Przez tydzień obserwuj, gdzie pracownicy najczęściej szukają wody i w jakich godzinach ruch jest największy. Jeśli większość osób korzysta z kuchni podczas przerw, punkt wody dobrze ulokować właśnie tam. Gdy biuro jest większe, a kuchnia znajduje się na jednym końcu piętra, jeden dystrybutor może nie wystarczyć. Wtedy lepiej rozważyć dwa mniejsze punkty niż jeden, do którego trzeba przejść przez pół biura.

Przy planowaniu odpowiedz sobie na cztery pytania:

• Ile osób korzysta z biura w typowym dniu?
• Czy potrzebna jest woda zimna, gorąca czy także w temperaturze pokojowej?
• Czy w pobliżu jest dostęp do prądu, a w przypadku urządzenia filtrującego także do wodociągu?
• Kto będzie kontrolował zapas kubków, butli i porządek wokół urządzenia?

Te proste informacje pomagają dobrać rozwiązanie bez kupowania sprzętu na wyrost lub ciągłego martwienia się, że wody zabraknie przed końcem tygodnia.

Wybierz miejsce, które naprawdę będzie używane

Najlepszy punkt wody jest dobrze widoczny, łatwo dostępny i nie blokuje przejścia. Kuchnia, aneks socjalny albo strefa wspólna zazwyczaj sprawdzają się najlepiej. Pracownicy mogą połączyć nalanie wody z krótką przerwą, przygotowaniem kawy czy rozmową z zespołem.

Unikaj ustawiania urządzenia tuż przy drzwiach, w wąskim przejściu albo obok stanowisk wymagających ciszy. Dystrybutor chłodząco-grzewczy pracuje dyskretnie, ale korzystanie z niego wiąże się z rozmowami, nalewaniem wody i ruchem. W małym biurze liczy się też stabilne, równe podłoże oraz miejsce na zapasową butlę.

Jeżeli wybierasz dystrybutor butlowy, zostaw wokół niego trochę przestrzeni. Wymiana butli 18,9 l powinna być możliwa bez przesuwania stołów, krzeseł czy kartonów. Dobrym rozwiązaniem jest wydzielona szafka lub estetyczny kącik gospodarczy w pobliżu, gdzie można bezpiecznie przechowywać pełne i puste butle.

Nie zapominaj o higienie i porządku

Punkt wody powinien być łatwy do sprzątania. Przyda się niewielki blat albo stolik na bidony i szklanki, kosz na zużyte kubki oraz stałe miejsce na środki do przetarcia powierzchni. Jeśli w biurze używacie naczyń wielorazowych, warto ustawić je blisko zmywarki lub zlewu.

Woda ma być dostępna, ale otoczenie urządzenia nie powinno zmieniać się w magazyn. Kartony, prywatne kubki i przypadkowo odstawione naczynia szybko psują wygodę korzystania z całej strefy. Krótka, wewnętrzna zasada dotycząca porządku zwykle wystarcza, zwłaszcza gdy miejsce jest dobrze zaprojektowane od początku.

Dystrybutor butlowy czy filtrujący?

To decyzja, która wpływa na codzienną obsługę punktu wody. Dystrybutor butlowy korzysta z dostarczanej wody w dużych butlach, na przykład źródlanej wody Żywiec Perła. To wygodna opcja dla biur, które chcą mieć stałe dostawy i nie mają warunków do podłączenia urządzenia do instalacji wodnej.

Wiele modeli chłodzi wodę, a także umożliwia nalanie gorącej wody do herbaty. Dzięki temu jedno urządzenie może częściowo odciążyć czajnik i zwolnić miejsce na blacie. Trzeba jednak pamiętać o zaplanowaniu dostaw oraz o miejscu na butle.

Dystrybutor bezbutlowy filtrujący jest podłączany do wodociągu. Sprawdza się tam, gdzie zespół jest liczny, zużycie wody regularne, a przy urządzeniu można wykonać odpowiednie podłączenie. Nie wymaga przechowywania butli, ale potrzebuje instalacji, okresowej wymiany filtrów i profesjonalnego serwisu.

Nie ma jednego rozwiązania dla każdego biura. W małej kancelarii lub pracowni wygodny może być prosty dozownik ceramiczny z wodą w butli i pompką elektryczną. W większej firmie częściej lepiej działa dystrybutor chłodząco-grzewczy. Najważniejsze, aby urządzenie odpowiadało faktycznej liczbie użytkowników, a nie tylko dobrze wyglądało na zdjęciu.

Organizacja punktu wody w biurze a dostawy

Nawet najlepszy dystrybutor nie rozwiąże problemu, jeśli wody regularnie brakuje. Dlatego organizacja punktu wody w biurze powinna obejmować prosty system zamawiania. W praktyce warto ustalić minimalny zapas, przy którym składane jest kolejne zamówienie. Dla jednego biura będą to dwie pełne butle, dla innego sześć lub więcej.

Nie kieruj się wyłącznie liczbą zatrudnionych osób. Zużycie rośnie latem, podczas szkoleń, spotkań z klientami i dni, gdy cały zespół pracuje stacjonarnie. Lepiej przez pierwszy miesiąc sprawdzić rzeczywiste tempo zużycia, a następnie dopasować częstotliwość dostaw.

Regularna dostawa ma jeszcze jedną zaletę: nie trzeba wyznaczać pracownika do nagłego zakupu zgrzewek wody. W firmie łatwiej utrzymać porządek i przewidywalność, gdy ilość oraz termin dostaw są dopasowane do potrzeb. AQUAVITA zapewnia dostawy wody do firm, dystrybutory oraz ich serwis, dlatego zakres obsługi można ustalić indywidualnie.

Wyznacz jedną osobę kontaktową

W większym biurze dobrze, aby jedna osoba koordynowała kontakt z dostawcą. Nie oznacza to, że ma codziennie liczyć każdą szklankę wody. Wystarczy, że zgłasza zmiany w liczbie pracowników, odbiera informacje o dostawie i wie, kiedy warto zwiększyć zamówienie.

Dobrym zwyczajem jest także przekazanie tej osobie informacji o awarii, potrzebie sanityzacji lub wymianie urządzenia. Zamiast kilku zgłoszeń od różnych osób, sprawa trafia do dostawcy jasno i bez niepotrzebnego zamieszania.

Zadbaj o serwis i codzienne zasady korzystania

Dystrybutor wymaga regularnej pielęgnacji. Zewnętrzne powierzchnie należy przecierać, tackę ociekową opróżniać, a urządzenie okresowo poddawać sanityzacji zgodnie z zaleceniami serwisu. To standardowa część korzystania z punktu wody, podobnie jak czyszczenie ekspresu do kawy.

Warto przypomnieć zespołowi o kilku prostych zasadach. Nie należy dotykać wylewki butelką ani kubkiem, rozlanej wody nie warto zostawiać na podłodze, a pustą butlę trzeba odłożyć w wyznaczone miejsce. Takie drobiazgi sprawiają, że punkt pozostaje przyjemny dla wszystkich, także dla osób odwiedzających biuro.

Jeśli w firmie często odbywają się spotkania, przygotuj dodatkowy zapas wody w mniejszych opakowaniach PET. Są praktyczne w sali konferencyjnej, podczas szkolenia i wtedy, gdy uczestnicy mają ograniczony czas na przerwę. Nie zastępują głównego punktu wody, lecz dobrze go uzupełniają.

Punkt wody jako część dobrego biura

Woda w biurze nie musi być dodatkiem ustawionym gdzieś z boku. Dobrze zorganizowana strefa pomaga w codziennym komforcie, porządkuje zaplecze i daje pracownikom prosty dostęp do tego, czego potrzebują w trakcie dnia. Najlepiej działa wtedy, gdy jest blisko ludzi, ma dopasowane urządzenie i stały plan dostaw.

Warto zacząć od niewielkiej zmiany: wybrać właściwe miejsce, ustalić zapas oraz zapytać zespół, czego mu brakuje. Czasem to właśnie tak praktyczny punkt staje się jednym z najbardziej użytecznych miejsc w całym biurze.