Goście mogą wybaczyć drobne opóźnienie w programie, ale trudno przeoczyć brak zimnej wody w sali, na stoisku lub podczas plenerowej części wydarzenia. Woda na imprezy okolicznościowe oraz eventy powinna być zaplanowana tak samo jak catering, miejsca siedzące i obsługa techniczna. Dzięki temu uczestnicy mają wygodny dostęp do napojów, a organizator nie musi w trakcie wydarzenia szukać dodatkowych zapasów.

Przyjęcie rodzinne, szkolenie dla pracowników, konferencja, dzień otwarty czy lokalny piknik mają różną skalę, ale łączy je jedno: woda musi być dostępna od początku do końca spotkania. Warto wybrać rozwiązanie dopasowane nie tylko do liczby gości, lecz także do miejsca, czasu trwania wydarzenia oraz możliwości przechowywania zapasu.

Woda na imprezy okolicznościowe oraz eventy – od czego zacząć?

Najpierw określ liczbę uczestników i długość wydarzenia. Krótkie, dwugodzinne spotkanie wymaga innego przygotowania niż całodniowe szkolenie lub wesele trwające do późnej nocy. Znaczenie ma także pora roku. Latem, zwłaszcza podczas wydarzeń plenerowych, uczestnicy sięgają po wodę wyraźnie częściej niż podczas kameralnego spotkania w chłodniejszym miesiącu.

Praktycznym punktem wyjścia jest założenie, że jedna osoba potrzebuje co najmniej 0,5-1 litra wody na kilka godzin wydarzenia. Przy wysokiej temperaturze, aktywności fizycznej, intensywnym programie lub całodziennym evencie warto przyjąć większy zapas. Lepiej zostawić kilka nieotwartych butelek niż tłumaczyć gościom, że woda właśnie się skończyła.

Nie trzeba kupować wszystkich wariantów napojów w ciemno. W wielu sytuacjach najlepiej sprawdza się połączenie wody w małych butelkach PET dla uczestników oraz większych butli 18,9 l z dystrybutorem dla obsługi, prelegentów lub zaplecza wydarzenia. Taki podział ułatwia logistykę i ogranicza liczbę jednorazowych opakowań w miejscach, gdzie goście mogą samodzielnie nalewać wodę do kubków lub bidonów.

Małe butelki czy dystrybutor wody?

Wybór zależy przede wszystkim od charakteru imprezy. Małe butelki PET są wygodne na konferencjach, uroczystościach rodzinnych, zawodach, spotkaniach terenowych i wydarzeniach, podczas których goście przemieszczają się między strefami. Każda osoba może zabrać wodę ze sobą, a organizator łatwo rozstawia zapas przy wejściu, na stołach, w salach warsztatowych lub przy recepcji.

Dystrybutor wody jest dobrym rozwiązaniem tam, gdzie uczestnicy przebywają dłużej w jednym miejscu. Sprawdza się w biurze podczas firmowego eventu, w sali konferencyjnej, w szkole, instytucji, punkcie rejestracji czy na zapleczu dla pracowników. Urządzenie chłodząco-grzejące zapewnia zimną wodę do picia, a także gorącą wodę potrzebną do przygotowania kawy lub herbaty.

Dystrybutor butlowy wymaga ustawienia butli 18,9 l, dlatego warto przygotować dla niego stabilne miejsce z dostępem do prądu. Należy również zaplanować zapasowe butle, szczególnie jeśli wydarzenie trwa kilka godzin i bierze w nim udział więcej osób. Woda źródlana Perła Żywiec w butlach 18,9 l jest wygodną propozycją dla organizatorów, którzy potrzebują większej ilości wody w jednym punkcie.

Jeżeli wydarzenie odbywa się regularnie w tej samej lokalizacji, warto rozważyć dystrybutor bezbutlowy podłączany do sieci wodociągowej. To rozwiązanie szczególnie praktyczne dla firm, obiektów szkoleniowych, szkół i instytucji, które organizują cykliczne spotkania. Urządzenie filtruje wodę i może podawać ją w wersji zimnej, gorącej, a w zależności od modelu także gazowanej. Nie trzeba wtedy magazynować butli ani planować ich wymiany podczas wydarzenia.

Ile wody przygotować dla gości?

Dokładna ilość zależy od warunków, dlatego nie ma jednej liczby dobrej dla każdego wydarzenia. Przy kameralnym przyjęciu w domu liczy się też to, jakie inne napoje będą dostępne. Z kolei na konferencji, szkoleniu czy evencie sportowym woda powinna być stałym i widocznym elementem organizacji, a nie dodatkiem podawanym tylko przy posiłku.

Przy planowaniu zamówienia uwzględnij cztery kwestie:

• liczbę uczestników, pracowników i obsługi technicznej;
• czas trwania wydarzenia oraz planowane przerwy;
• temperaturę i to, czy impreza odbywa się w pomieszczeniu, czy w plenerze;
• inne napoje dostępne na miejscu oraz sposób ich serwowania.

Dla przykładu, na spotkanie dla 30 osób trwające około trzech godzin można przygotować 30-45 litrów wody, zależnie od pory roku i programu. Jeśli wydarzenie odbywa się latem na zewnątrz, zapas powinien być większy. Przy imprezach z aktywnością, takich jak zawody, pikniki rodzinne czy wydarzenia promocyjne, rozsądnie jest zwiększyć ilość o dodatkowe 20-30 procent.

W przypadku butli 18,9 l warto przeliczyć, ile punktów poboru wody będzie dostępnych. Jedna butla może wystarczyć na mniejsze spotkanie, ale przy większej liczbie uczestników pojedynczy dystrybutor może tworzyć kolejkę w przerwach. Czasem lepszy efekt daje ustawienie dwóch urządzeń w różnych częściach obiektu niż zwiększanie zapasu przy jednym stanowisku.

Logistyka dostawy ma znaczenie

Woda jest potrzebna przed rozpoczęciem wydarzenia, nie w połowie pierwszego panelu czy po przyjeździe gości. Zamówienie warto ustalić z wyprzedzeniem, podając termin dostawy, dokładny adres, piętro, informacje o windzie oraz osobę kontaktową na miejscu. To proste dane, które pomagają sprawnie rozładować wodę i ustawić urządzenie.

Jeżeli organizujesz event w Łukowie, Siedlcach, Węgrowie, Garwolinie, Mińsku Mazowieckim, Wiązownie, Warszawie lub w obsługiwanych okolicach, lokalna dostawa wody pozwala ograniczyć własny transport i noszenie ciężkich butli. AQUAVITA pomaga dobrać liczbę butli, rodzaj urządzenia i termin dostawy do planu wydarzenia.

Przed dostawą warto wyznaczyć suche, zacienione miejsce na zapas wody. Butelki nie powinny blokować ciągów komunikacyjnych ani stać przy źródle ciepła. Na imprezie plenerowej dobrze zabezpieczyć je przed bezpośrednim słońcem i przygotować osobę, która uzupełni wodę w strefach dla gości.

Wygoda uczestników buduje dobre wrażenie

Woda powinna być łatwa do zauważenia i dostępna bez pytania obsługi o pozwolenie. Na konferencji ustaw ją przy wejściu do sali, w strefie przerwy i obok cateringu. Podczas przyjęcia rodzinnego zadbaj o wodę na stołach oraz w miejscu, gdzie goście mogą nalewać ją samodzielnie. Na evencie plenerowym punkty z wodą warto oznaczyć i rozstawić w kilku miejscach.

Jeśli korzystasz z dystrybutora, przygotuj odpowiednią liczbę kubków lub zachęć uczestników do używania własnych bidonów. W obiektach firmowych i szkoleniowych sprawdzają się także dzbanki ustawione na stołach. Wybór zależy od charakteru wydarzenia, standardu miejsca oraz tego, jak długo uczestnicy będą w nim przebywać.

Nie zapominaj o obsłudze i prelegentach. Osoby pracujące przy wydarzeniu często są na miejscu najdłużej, dlatego potrzebują osobnego, łatwo dostępnego zapasu wody. To niewielki element organizacji, który realnie poprawia komfort pracy.

Kiedy zamówić wodę na wydarzenie?

Im większa impreza lub bardziej napięty termin, tym wcześniej warto ustalić szczegóły. Przy kameralnym spotkaniu zwykle wystarczy zaplanować dostawę z odpowiednim wyprzedzeniem. W przypadku konferencji, wydarzeń firmowych czy imprez organizowanych w kilku lokalizacjach dobrze jest wcześniej potwierdzić liczbę uczestników, rodzaj urządzenia i miejsce ustawienia dystrybutora.

Najwygodniej jest przygotować krótką informację: datę wydarzenia, adres, liczbę osób, orientacyjny czas trwania oraz preferowany sposób podawania wody. Na tej podstawie łatwiej dobrać wodę w butelkach PET, butle 18,9 l lub wynajem dystrybutora. Jeśli liczba gości może się zmienić, zaplanuj bezpieczny zapas – spokojna organizacja wydarzenia zaczyna się od rzeczy, które są dostępne wtedy, gdy są potrzebne.