Pusty dystrybutor w środku dnia, kolejka po gorącą wodę albo urządzenie zajmujące pół kuchni potrafią szybko pokazać, że przypadkowy zakup nie był najlepszą decyzją. Wybór dystrybutora dla firmy warto więc zacząć nie od wyglądu urządzenia, lecz od codziennych potrzeb pracowników, gości i miejsca, którym dysponuje biuro.

Dobry dystrybutor ma po prostu ułatwiać dzień: zapewniać wodę wtedy, gdy jest potrzebna, działać wygodnie i nie wymagać od zespołu dodatkowej organizacji. W praktyce liczą się nie tylko rodzaj wody czy liczba funkcji, ale też regularne dostawy, higiena urządzenia oraz kontakt z firmą, która odbiera telefon i dotrzymuje terminów.

Wybór dystrybutora dla firmy zacznij od liczby użytkowników

Najpierw odpowiedz na proste pytanie: ile osób będzie korzystać z wody każdego dnia? W małym biurze, gdzie pracuje kilka osób, sprawdzi się zwykle klasyczny dystrybutor butlowy z butlą 18,9 l. W większym zespole zużycie może być wyraźnie większe, szczególnie latem, podczas spotkań z klientami lub gdy pracownicy chętnie przygotowują herbatę i kawę na miejscu.

Nie warto zakładać, że wszyscy będą pić wodę w takim samym tempie. Biuro z pracą stacjonarną, recepcją i częstymi spotkaniami zużywa jej zwykle więcej niż niewielka firma, której zespół większość dnia spędza w terenie. Dobrym punktem wyjścia jest obserwacja obecnego zużycia przez dwa lub trzy tygodnie. Jeśli do tej pory kupowaliście zgrzewki wody, policzcie, ile opakowań znika w ciągu miesiąca.

Ważna jest również liczba miejsc poboru. Jeden dystrybutor ustawiony w kuchni może wystarczyć dla małego biura. W siedzibie na kilku piętrach wygodniej bywa ustawić urządzenia bliżej zespołów, zamiast zmuszać pracowników do chodzenia po wodę przez cały budynek.

Dystrybutor butlowy czy filtrujący podłączony do wodociągu?

To najważniejsza decyzja, ponieważ wpływa na sposób korzystania z urządzenia i organizację obsługi. Oba rozwiązania mają swoje mocne strony.

Dystrybutor butlowy korzysta z wody w dużych butlach. Jest dobrym wyborem tam, gdzie firma chce korzystać z wody źródlanej, nie ma możliwości podłączenia urządzenia do instalacji wodnej albo zależy jej na łatwym ustawieniu sprzętu w wybranym miejscu. Po opróżnieniu butli dostawca przywozi kolejne, a puste opakowania wracają do obiegu.

To rozwiązanie daje dużą swobodę. Dystrybutor można ustawić w kuchni, recepcji, sali konferencyjnej czy na czas wydarzenia firmowego. Trzeba jednak pamiętać o miejscu na zapas pełnych butli i zwrot pustych. Warto też ustalić częstotliwość dostaw tak, aby nie gromadzić nadmiaru opakowań, ale jednocześnie nie zostać bez wody przed kolejnym przyjazdem.

Dystrybutor bezbutlowy filtrujący jest podłączany bezpośrednio do wodociągu. Sprawdza się szczególnie w biurach o stałym, większym zużyciu, gdzie ważna jest dostępność wody bez wymiany butli. Urządzenie filtruje wodę, a w zależności od modelu może ją chłodzić, podgrzewać lub podawać gazowaną.

Przed wyborem takiego modelu trzeba sprawdzić warunki techniczne w lokalu. Potrzebne jest odpowiednie miejsce, dostęp do przyłącza wody oraz możliwość wykonania instalacji. Należy również upewnić się, kto odpowiada za wymianę filtrów, przeglądy i sanityzację. Sam zakup urządzenia nie powinien oznaczać, że firma zostaje później sama z obsługą techniczną.

Funkcje, które naprawdę przydają się w biurze

Najczęściej wybierane są dystrybutory chłodząco-grzewcze. Zimna woda jest szczególnie ceniona w cieplejszych miesiącach, a gorąca pozwala szybko przygotować herbatę, kawę czy napar bez czajnika. To niewielka zmiana w wyposażeniu kuchni, która porządkuje codzienną pracę.

Nie każda firma potrzebuje jednak wszystkich funkcji. Jeśli w biurze jest dobry ekspres i czajnik, model z zimną wodą może być wystarczający. Jeżeli dystrybutor ma stanąć w poczekalni, gabinecie lub miejscu dostępnym dla gości, warto zwrócić uwagę na łatwą obsługę, stabilność urządzenia i zabezpieczenie kranika z gorącą wodą.

Znaczenie ma także sposób pobierania wody. Klasyczne kraniki są proste i znane większości użytkowników. W niektórych wnętrzach dobrze sprawdzi się dozownik ceramiczny z pompką, zwłaszcza gdy potrzebna jest woda o temperaturze pokojowej. Pompki ręczne lub elektryczne mogą być praktycznym rozwiązaniem dla butli ustawionej na blacie, w zapleczu albo podczas krótkiego wydarzenia.

Sprawdź miejsce ustawienia, zanim zamówisz urządzenie

Dystrybutor powinien stać stabilnie, blisko miejsca, z którego pracownicy naturalnie korzystają. Kuchnia lub strefa wspólna są zwykle najlepszym wyborem, ale nie zawsze. W recepcji urządzenie może poprawić komfort odwiedzających, a w sali konferencyjnej ograniczyć liczbę jednorazowych butelek podczas spotkań.

Przed zamówieniem zmierz dostępne miejsce i sprawdź, czy obok urządzenia da się wygodnie wymieniać butlę. Nie ustawiaj dystrybutora przy źródle ciepła ani w miejscu intensywnie nasłonecznionym. W przypadku modelu chłodzącego warto również zapewnić dostęp do gniazdka oraz odrobinę przestrzeni potrzebnej do prawidłowej pracy urządzenia.

Jeśli w firmie przebywają dzieci, na przykład w placówce edukacyjnej, albo z dystrybutora korzystają osoby odwiedzające biuro, bezpieczeństwo obsługi nabiera jeszcze większego znaczenia. Model z funkcją gorącej wody powinien mieć zabezpieczenie przed przypadkowym uruchomieniem.

Serwis i higiena są częścią usługi, nie dodatkiem

Nawet najlepszy dystrybutor wymaga regularnej opieki. Kontakt dłoni z kranikami, intensywne użytkowanie i wymiana butli sprawiają, że okresowa sanityzacja jest potrzebna dla utrzymania urządzenia w czystości. Warto ustalić to przed podpisaniem umowy lub wynajmem sprzętu, a nie dopiero wtedy, gdy pojawi się problem.

Zapytaj dostawcę, jak wygląda zgłoszenie awarii, kto wykonuje przeglądy oraz ile trwa reakcja serwisu. Dla firmy liczy się konkret: czy trzeba samodzielnie wozić urządzenie, czy serwisant przyjeżdża na miejsce, oraz czy na czas naprawy można otrzymać sprzęt zastępczy. Równie ważne jest jasne ustalenie, jak i kiedy odbywa się czyszczenie.

Przy dystrybutorach bezbutlowych trzeba dodatkowo ustalić harmonogram wymiany filtrów. Przy urządzeniach butlowych warto zapytać o zasady odbioru pustych butli. Dobrze zorganizowana obsługa pozwala pracownikom korzystać z wody bez pamiętania o terminach technicznych.

Zakup czy wynajem dystrybutora?

Zakup daje firmie pełną własność urządzenia. Może być rozsądny, gdy dokładnie wiecie, jaki model będzie potrzebny przez długi czas, oraz macie zapewnioną obsługę serwisową. Trzeba jednak uwzględnić koszt urządzenia, napraw, części i regularnej sanityzacji.

Wynajem bywa wygodniejszy dla firm, które chcą uniknąć dużego wydatku na początku albo potrzebują elastyczności. To dobre rozwiązanie przy rozwijającym się zespole, przeprowadzce, okresowym zwiększeniu liczby pracowników czy organizacji wydarzeń. W jednej miesięcznej opłacie można często uwzględnić urządzenie i ustalony zakres serwisu, ale należy dokładnie poznać warunki umowy.

Najważniejsze pytanie brzmi nie „co jest tańsze?”, tylko „co będzie wygodniejsze w naszej sytuacji przez najbliższe miesiące?”. Najniższa cena urządzenia nie zawsze oznacza niższy koszt użytkowania, jeśli firma musi osobno organizować naprawy, czyszczenie i dostawy.

Krótka lista przed podjęciem decyzji

Przed wyborem warto potwierdzić pięć kwestii:

• ile osób będzie regularnie korzystać z wody;
• czy lepsza będzie woda w butlach, czy urządzenie podłączone do wodociągu;
• jakie funkcje są potrzebne: zimna, gorąca lub gazowana woda;
• gdzie stanie urządzenie i czy miejsce spełnia wymagania techniczne;
• jak będą wyglądały dostawy, sanityzacja, serwis oraz kontakt w razie awarii.

Firma AQUAVITA od lat obsługuje domy i firmy, dostarczając wodę źródlaną Żywiec Perła, urządzenia oraz serwis dopasowany do rzeczywistych potrzeb klienta. Dla biur z Warszawy, Lublina, Siedlec, Garwolina, Mińska Mazowieckiego i okolic szczególnie wygodne jest ustalenie stałego rytmu dostaw, który można zmienić wraz ze wzrostem lub spadkiem zużycia.

Najlepszy dystrybutor nie musi mieć najdłuższej listy funkcji. Powinien pasować do tempa pracy Waszej firmy, zapewniać łatwy dostęp do dobrej wody i mieć za sobą sprawną obsługę. Gdy te elementy są ustalone od początku, woda w biurze przestaje być kolejną rzeczą do pilnowania i po prostu jest na miejscu, gdy jej potrzebujecie.